Cómo hacer un presupuesto para un cliente (paso a paso y ejemplo)

Para hacer un presupuesto, define primero el alcance del trabajo, calcula tus costos (materiales, mano de obra, traslados), agrega un margen de imprevistos y tu ganancia, y presenta los conceptos desglosados con cantidad, precio unitario e importe. Termina con el subtotal, el IVA en un renglón aparte, el total, la vigencia y la forma de pago, y envíalo en PDF.

¿Presupuesto y cotización es lo mismo?

Casi. Los dos son documentos que le dicen al cliente cuánto costará algo antes de que lo compre, y ninguno tiene validez fiscal. La diferencia es sobre todo de costumbre: en México se dice «cotización» y en España y buena parte de Sudamérica, «presupuesto».

Cuando se distinguen, el presupuesto suele ser una estimación de un trabajo con variables (una remodelación, una reparación, un proyecto a la medida) y la cotización, el precio de productos o servicios bien definidos. Lo explicamos a fondo en cotización, presupuesto y factura: diferencias.

Todo lo de esta guía aplica igual si tu cliente lo llama cotización.

Qué debe incluir un presupuesto

• Tus datos: nombre o razón social, logo, teléfono y correo.
• Datos del cliente: nombre, empresa y contacto.
• Folio y fecha: un número único (por ejemplo PRE-2026-031) para darle seguimiento.
• Descripción del trabajo: qué incluye y qué no.
• Conceptos desglosados: cantidad, unidad, precio unitario e importe de cada uno.
• Subtotal, IVA y total, con el IVA por separado.
• Vigencia: hasta qué fecha respetas el precio.
• Forma de pago: anticipo, pagos parciales y finiquito.
• Condiciones: tiempos de entrega y qué puede modificar el precio.

Cómo hacer un presupuesto paso a paso

1. Define el alcance del trabajo

Antes de poner un número, escribe qué vas a hacer y qué entregas. Si algo no está incluido (permisos, retiro de escombro, refacciones que aparezcan al desarmar), dilo. La mayoría de los pleitos por presupuestos vienen de un alcance que cada parte entendió distinto.

2. Calcula tus costos

Haz una lista de todo lo que te cuesta hacer el trabajo:

• Materiales o productos, con precios actuales.
• Mano de obra: horas o días estimados por tu tarifa (o la de tu equipo).
• Traslados y viáticos.
• Renta de equipo o herramientas.
• Subcontratos: lo que pagarás a terceros.

3. Agrega imprevistos y tu ganancia

Si el trabajo tiene variables, suma un colchón de imprevistos (muchos oficios usan entre 5% y 15%). Después agrega tu margen de utilidad sobre el costo. Si no lo calculas, terminas trabajando a costo.

4. Desglosa los conceptos

No mandes solo un total. Un desglose con cantidad, unidad y precio unitario le muestra al cliente de dónde sale el número y reduce el regateo. Puedes agrupar materiales y mano de obra en conceptos claros en lugar de listar cada tornillo.

5. Calcula subtotal, IVA y total

Suma los importes para obtener el subtotal, calcula el IVA con la tasa que corresponda y muéstralo en un renglón separado. Si tienes dudas con la tasa o con precios que ya incluyen IVA, revisa cómo calcular el IVA en una cotización.

6. Indica vigencia, forma de pago y condiciones

Escribe hasta qué fecha es válido, cuánto pides de anticipo y cuándo se paga el resto. En trabajos con variables, aclara qué puede cambiar el precio y que cualquier cambio se aprueba por escrito antes de hacerse.

7. Envíalo en PDF y da seguimiento

Un PDF se ve profesional y no se puede editar por accidente. Envíalo por correo o WhatsApp con un mensaje corto y, si no hay respuesta en dos o tres días, vuelve a escribir. Aquí tienes mensajes de seguimiento listos para copiar.

Ejemplo de presupuesto

Ejemplo ilustrativo de un presupuesto de pintura para una sala de 40 m²:

Concepto	Cantidad	Unidad	Precio unitario	Importe
Pintura vinílica lavable (cubeta 19 L)	2	Pieza	$1,450.00	$2,900.00
Sellador y material de preparación	1	Kit	$650.00	$650.00
Mano de obra de pintura (2 manos)	40	m²	$45.00	$1,800.00
Resane de grietas	1	Servicio	$500.00	$500.00
Subtotal				$5,850.00
IVA (16%)				$936.00
Total				$6,786.00

Vigencia: 15 días. Forma de pago: 50% de anticipo y 50% al terminar. Condiciones: incluye mover y proteger muebles; no incluye reparar humedad si aparece al raspar, que se presupuestaría aparte.

Errores comunes al hacer un presupuesto

• Dar solo un total: el cliente no sabe qué compara y negocia a la baja.
• No incluir la vigencia: te piden respetar el precio meses después.
• Olvidar el IVA o no aclarar si está incluido.
• Alcance ambiguo: «pintar la sala» no dice si incluye techo, puertas o resanes.
• Tardar días en enviarlo: quien responde primero suele quedarse con el trabajo.

Hazlo más rápido con un programa para hacer presupuestos

Si haces presupuestos seguido, rehacerlos en Word o Excel cada vez es donde se pierde el tiempo y se cuelan errores. Con CotizaFast guardas tus conceptos y precios en un catálogo, eliges al cliente, y el folio, el IVA y el total se calculan solos. Descargas el PDF con tu logo y ves qué presupuestos siguen pendientes, cuáles se aceptaron y cuáles se vencieron.

Si solo necesitas uno, usa el generador de cotizaciones gratis: llenas los datos y descargas el PDF sin crear cuenta.

Sigue aprendiendo

• Cotización, presupuesto y factura: diferencias.
• Cómo hacer una cotización paso a paso.
• Plantilla de cotización: qué incluir y ejemplo para copiar.
• Cómo calcular el IVA en una cotización.
• Software de cotizaciones para construcción.

En resumen

Un buen presupuesto deja claro qué haces, cuánto cuesta cada parte, cuánto es el IVA, hasta cuándo es válido y cómo se paga. Calcula bien tus costos, no olvides tu margen y envíalo pronto en PDF: esa claridad es lo que convierte un «lo pienso» en un «adelante».