Cómo hacer una cotización en Excel paso a paso
Para hacer una cotización en Excel: crea el encabezado con tus datos y los del cliente, arma una tabla de conceptos, usa la fórmula =cantidad*precio para el subtotal de cada línea, =SUMA() para el subtotal general, =subtotal*0.16 para el IVA y =subtotal+IVA para el total, y exporta a PDF. La gran ventaja de Excel es que los totales se calculan solos. Aquí tienes el paso a paso con fórmulas.
Cómo hacer una cotización en Excel paso a paso
- Crea el encabezado y los datos del cliente. Tu logo y datos arriba; a un lado, los del cliente, el folio y la fecha.
- Arma la tabla de conceptos. Columnas para descripción, cantidad, precio unitario y subtotal.
- Usa una fórmula para el subtotal de cada línea. En la columna de subtotal:
=B2*C2(cantidad × precio unitario). - Suma el subtotal general con
SUMA. Por ejemplo=SUMA(D2:D10). - Calcula el IVA y el total con fórmulas. IVA:
=D11*0.16; total:=D11+D12. - Exporta a PDF. Ajusta el área de impresión y guarda como PDF.
Las fórmulas clave
| Cálculo | Fórmula |
|---|---|
| Subtotal de una línea | =B2*C2 |
| Subtotal general | =SUMA(D2:D10) |
| IVA (16%) | =D11*0.16 |
| Total | =D11+D12 o =D11*1.16 |
Con estas fórmulas, cambiar una cantidad o un precio recalcula todo automáticamente: ahí está la ventaja de Excel frente a Word.
Ventajas y límites de Excel
- ✅ Bueno para: cálculos automáticos y cotizaciones con muchas líneas.
- ⚠️ Limitado en: diseño profesional, seguimiento de cotizaciones y trabajar en volumen sin duplicar archivos.
Cuándo conviene dar el salto
Excel resuelve el cálculo, pero cada cotización sigue siendo una hoja que duplicas, ajustas y exportas a mano —y una fórmula mal copiada puede darte un total equivocado. Con CotizaFast no armas la hoja: eliges cliente y productos de tu catálogo, el IVA y el total salen solos, el folio se numera automáticamente y descargas un PDF profesional en segundos. Empieza gratis —sin tarjeta.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es la fórmula del IVA en Excel?
Para calcular el IVA multiplica el subtotal por la tasa: =subtotal*0.16 (16% en México). El total es =subtotal+IVA, o directamente =subtotal*1.16. Usando referencias de celda, por ejemplo =D11*0.16, el IVA se recalcula solo cuando cambias las cantidades.
¿Cómo hago que el total se calcule solo en Excel?
Usa fórmulas con referencias de celda: el subtotal de cada línea con =cantidad*precio (=B2*C2), el subtotal general con =SUMA(D2:D10), el IVA con =subtotal*0.16 y el total con =subtotal+IVA. Al cambiar cualquier cantidad o precio, Excel actualiza todos los totales automáticamente.
¿Cómo exporto una cotización de Excel a PDF?
Define el área de impresión, ajusta la escala para que quepa en una página y ve a Archivo > Guardar como o Exportar, eligiendo formato PDF. Enviarla en PDF evita que el cliente vea o modifique tus fórmulas.
¿Excel o una app de cotizaciones?
Excel es ideal si te sientes cómodo con fórmulas y cotizas ocasionalmente. Si cotizas seguido, una app dedicada te ahorra armar la hoja cada vez: guarda clientes y catálogo, calcula el IVA sola, numera los folios y genera el PDF con un clic.
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